La lluvia de ideas es una técnica de trabajo en equipo enfocada a potenciar la creatividad y la innovación. Su objetivo es generar un enfoque nuevo, diferente, para solucionar un problema o afrontar un proyecto. El resultado de este tipo de sesiones es una lista de ideas aportadas espontáneamente por los miembros del grupo para generar una línea de pensamiento alternativa. Pero, ¿cómo lograr que se aporten ideas realmente sugerentes, novedosas, creativas, útiles, potencialmente aplicables?; ¿ideas que generen alguna alternativa viable o plan de acción?
En este post veremos cómo puedes organizar y liderar sesiones de grupo efectivas para un mejor resultado creativo. No olvides que se trata de una técnica. Divertida, sí, pero una técnica con una metodología y un objetivo. El brainstorming es uno de los métodos de generación de ideas más comunes y, sin embargo, es muy habitual que no produzca los resultados esperados. Veamos cómo conseguir que sea realmente útil para tu organización y no se convierta en una pérdida de tiempo.
La creatividad
La creatividad te empuja a enfocar un problema desde todos los ángulos posibles, en lugar de atacarlo únicamente desde un enfoque lógico lineal. Te ayuda a alcanzar una comprensión más profunda de las cosas, a verlas de forma más positiva, a relativizar y a gestionar mejor la incertidumbre.
Todo el mundo tiene la habilidad de ser más creativo. Hay personas que piensan que no son creativas, pero no es cierto. Su mente está generando ideas constantemente. Resolviendo problemas cómo: cuál es el mejor camino para ir a un sitio determinado, la mejor ropa para las previsiones meteorológicas de hoy… Todo el mundo tiene la capacidad de incrementar y entrenar sus habilidades creativas, y aplicarlas a más ámbitos de su vida y de su trabajo. Es un tema de actitud.
Y existen muy buenas razones para potenciar las habilidades creativas de tu equipo mediante sesiones de lluvia de ideas y otras metodologías. A parte de generar un caudal de aportaciones para tu entidad, hace que las personas se sientan más escuchadas e implicadas en la organización. Rompe su rutina. Hace que se sientan mejor y que sean más positivas frente a los retos y los problemas.
Además, la creatividad no sólo aplica a las campañas de fundraising o a la comunicación. Se puede aplicar a cualquier ámbito de tu entidad, desde la organización del espacio de trabajo hasta la gestión de los voluntarios. Veàmos cómo.
Trabajo en equipo
La capacidad de innovación de una organización se encuentra en las personas que forman parte de ella. La creatividad es un trabajo en equipo y podrás obtener mejores ideas si te rodeas de personas que contribuyan a ello. Por ello, el primer paso, y el más crítico, para tener éxito en tu sesión de lluvia de ideas es elegir a los participantes.
Cuando configures el grupo creativo, asegúrate de que es un equipo diverso, personas de diferentes perfiles. La interacción con la diversidad ayuda a las personas a generar más posibilidades. Por lo tanto, debes crear un grupo diverso desde 3 puntos de vista: función dentro de la organización, género y cultura. Que procedan de diferentes departamentos, y dispongan de diferentes habilidades y conocimientos, nos ayudará no sólo a producir más ideas sino también a poder evaluarlas mejor. La diversidad cultural será más complicada de conseguir, pero en la medida de lo posible, es muy interesante contar con personas con diferentes backgrounds culturales. Y en cuanto al género, la diversidad nos proporcionará una gama de matices y perspectivas mucho más rica que la que nos pueda ofrecer un grupo de sólo mujeres o sólo hombres. Si el tema lo permite, invitar a un externo o colaborador, puede contribuir a conseguir la composición adecuada.
Para que la sesión sea funcional, crea un grupo de no más de 12 personas. Y asegúrate de que están realmente motivadas para participar. En ningún caso puede ser una obligación. Y, por otra parte, deben entender la importancia del tema y comprometerse con responsabilidad.
Además, asegúrate de que tienen un conocimiento adecuado sobre el tema. No podrán hacer aportaciones relevantes si no saben nada sobre ello. Y, por último, establece algún tipo de recompensa. No tiene por què ser ningún beneficio laboral y, de hecho, es mejor cuando no se trata de una recompensa de ese tipo. La mejor dinámica se establece cuando la recompensa se basa en ayudar y ser ayudado.
Mediante la creación de estos grupos creativos, generarás nuevos entornos de trabajo que romperán las relaciones, organigrama y procesos estándar de la organización. Esto producirá automáticamente nuevos enfoques, y nuevas dinámicas que fomentan la creatividad más allá de las propias sesiones de lluvia de ideas. Vamos a ver los siguientes pasos que tienes que tomar para organizar un espectacular taller de generación de buenas ideas.
Organizando la sesión
Ya hemos respondido a la pregunta de quién. La siguiente pregunta es dónde. El entorno debe ser confortable, tener luz, y disponer de las herramientas necesarias para el trabajo en grupo (fundamentalmente una pizarra), pero no es necesario ser extremadamente creativo en la búsqueda de localizaciones exóticas. Aunque la intuición, y la moda, nos dice que una localización diferente predispone a una actitud creativa, en realidad, los esfuerzos que realices en la localización de las sesiones, no tendrán un gran impacto en los resultados. Procura que los participantes dispongan de todas las comodidades necesarias y que puedan centrarse en el tema de la sesión lo antes posible. Las mejores ideas se te ocurren en la ducha pero, por suerte, no será necesario recrear exactamente el mismo ambiente para tu sesión de lluvia de ideas.
Ahora vamos al qué. Todos los miembros del grupo deben recibir una definición clara del problema que se abordará antes de la sesión. Idealmente, el tema debe ser simple y reducirse a un solo objetivo. Igualmente, todas las sesiones comenzarán por la exposición del tema, antecedentes, tiempo previsto, estructura de la sesión y resultados esperados.
Es importante que trabajes sobre la exposición para hacer una buena definición del tema y del ámbito de acción. Cuanto mejor describas el ámbito y objetivos de la sesión, más útiles serán las ideas aportadas. En una lluvia de ideas, todos los participantes deben poner encima de la mesa nuevos conceptos, por muy absurdos que parezcan. Y, así, fomentar nuevas conexiones con las ideas que han compartido otras personas. Lo normal es que esta dinámica nos lleve a otros temas relacionados tangencialmente, o diferentes al planteado. Piensa que no son aportaciones inútiles. La historia de la ciencia está llena de ejemplos de hallazgos increíbles que se han producido cuando, en realidad, se estaba buscando otra cosa. Sin embargo, aunque la exploración de temas colaterales sea positiva para la dinámica general, debe ser reconducida si se pierde el foco durante mucho tiempo. Cómo dinamizador de la sesión tendrás que controlar el foco y el tiempo en todo momento.
Por otro lado, la exposición inicial debe establecer los límites que afectan al reto, proyecto o problema: tiempo, presupuesto, regulación legal, política corporativa, directrices del plan estratégico… No dudes a la hora de establecer limitaciones. Esto hará que los participantes focalicen su creatividad en ideas que sean viables, y la potencien. Cuando nos enfrentamos a un proceso creativo tendemos a pensar que las limitaciones son un obstáculo para generar nuevas ideas. Sin embargo, las limitaciones son necesarias e incrementan nuestra creatividad. Cuantas más limitaciones nos impongan para atacar un tema, mayor creatividad necesitaremos aplicar.
Podemos encontrar un gran ejemplo de creatividad en esta portada de la revista Time. Elimina su logo de la portada por primera vez en 98 años. Algo impensable. Y consigue una increíble repercusión de la marca y el mensaje.
A partir de aquí, la sesión de lluvia de ideas debe diferir en el tiempo la evaluación, o la crítica, sobre las aportaciones de los participantes, y potenciar la cantidad. Para que la sesión tenga éxito es necesario reducir la inhibición social y estimular la producción de ideas. Cuanto mayor sea el número de ideas aportadas, mayores serán la posibilidades de asociar y combinar aportaciones que nos lleven a nuevas formulaciones de la solución.
La etapa de evaluación de las ideas vendrá a posteriori. En la sesión de lluvia de ideas debemos concentrarnos en aportar, y absorber cualquier tipo de aportación sin emitir juicios. Concentrados en combinar líneas de pensamiento divergentes y generar nuevos enfoques.
Pero esta dinámica se debe entrenar. No esperes que personas que no están relacionadas con esta técnica sean capaces de interactuar adecuadamente desde el primer momento. Si puedes, comienza planteando alguna sesión sobre problemas sencillos, enfocada a que todos los participantes asimilen la dinámica. Y, después, ataca temas más complicados.
Como guía de las sesiones también debes gestionar las dinámicas de grupo para que no haya personas que monopolicen las intervenciones, o que intimiden a otras personas y limiten la aportación de ideas. También debes vigilar que no se establezcan jerarquías, ni se produzcan interferencias relacionadas con el ego de los participantes. Debes mantener el equipo unido en un ambiente de confianza y asertividad, y a todos sus integrantes involucrados.
Ahora, centrémonos en la metodología para recopilar las ideas. Te recomiendo que dividas el grupo en subgrupos de dos o tres personas durante un tiempo determinado de, por ejemplo, 15 minutos. Cada subgrupo trabajará por separado y recopilará las ideas por escrito. Puedes hacer que todos trabajen sobre el tema general o dividirlo en subtemas y repartirlo entre los diferentes grupos. Cada grupo te entregará las ideas que han generado y tu las pondrás en común. A partir de aquí, todos participarán en la ampliación, combinación de ideas o aportando nuevas. Cuando esta segunda parte de la sesión esté completada, dispondrás de un listado de ideas sobre el que trabajar y podrás convocar una segunda sesión de evaluación.
Es importante que los subgrupos de trabajo no sean estables, que cambien de una sesión a otra. Y también, que no se identifiquen las ideas con una persona determinada, ya que los participantes se sentirán más o menos predispuestos a una aportación en función de quién la ha pensado. Intenta evitar ese sesgo.
Además de todo lo comentado, como dinamizador del grupo de trabajo, debes intentar que todos los integrantes presten atención a las ideas de los demás y no se centren en las propias. Tienes que motivar a los miembros, corregir errores y proporcionar un estándar de trabajo claro. Combinar enfoques individuales y grupales. Dejar suficiente tiempo para que las personas puedan pensar las cosas detenidamente, con los silencios que sean necesarios. Y gestionar el nivel de energía del grupo, adaptando el tiempo, los descansos y las diferentes actividades en función del estado de ánimo general.
Cómo evaluar las ideas
El cerebro es un órgano misterioso y maravilloso capaz de producir las ideas más extraordinarias, pero también genera muchas ideas que no son creativas. Una idea creativa debe cumplir tres criterios: debe ser nueva, útil y sorprendente. Nueva no quiere decir que sea totalmente desconocida para la organización, pero sí que sea nueva desde tu perspectiva. Muchas veces un nuevo enfoque de una vieja idea es la típica solución que teníamos delante de las narices. Debe ser útil y, por lo tanto, tiene que poder ser llevada a la práctica y tiene que ser beneficiosa en algún aspecto. Y debe ser sorprendente. Causarnos sorpresa en el sentido del pequeño asombro que nos produce una idea cuando nos hace preguntarnos: ¿por qué no se me había ocurrido antes? Una simple, obvia y brillante solución que inmediatamente nos parece una buena idea, una gran idea.
En el proceso creativo, generamos un concepto y después lo exploramos. Relacionamos dos temas que no tienen una conexión clara entre ellos y los combinamos en un nuevo concepto que en ocasiones puede parecernos totalmente absurdo. Y que, de hecho, puede serlo. Cien por cien absurdo :-). Pero cuando somos capaces de conectar ese nuevo concepto con la solución de un problema o algún tipo de beneficio, ¡bingo!, ¡eureka! Tenemos una idea que merece la pena explorar y contrastar.
¿Cómo escoger las ideas con más potencial? Es importante que, antes de recopilar las ideas, establezcas un criterio objetivo. Con cuatro o cinco aspectos a puntuar sería suficiente, no es necesario que sea muy complejo. Fundamentalmente, necesitas valorar cómo encaja la idea con la cultura de tu organización y qué impacto supone su aplicación tanto a nivel de beneficio potencial como, por ejemplo, a nivel de coste de aplicación o tiempo. Recoge todas las ideas en formato estandard: nombre, descripción, beneficios que aporta, target al que va dirigido y riesgos. Deja que todos los miembros del grupo accedan de forma individual a todas las ideas formateadas y que utilicen los criterios de evaluación definidos para puntuar las ideas de forma anónima. Esto te ayudará a cerrar un listado corto de ideas finalistas.
Por último, convoca una nueva sesión de puesta en común de argumentos a favor y en contra sobre la lista corta de ideas, para ayudarte a seleccionar las que se pondrán en práctica.
Ya lo tenemos todo listo para empezar
Establecer técnicas, procesos y sesiones para aumentar el nivel de creatividad en tu organización es una gran idea. La innovación es la constante que hace que las organizaciones se adapten a los tiempos y evolucionen o que, por el contrario, se estanquen y se pierdan en la irrelevancia.
El pensamiento creativo es un pensamiento estructurado. Parte de modelos que aplicamos de forma sistemática cada vez que nos enfrentamos a una nueva situación o a la resolución de problemas. Debemos aprovechar que nuestra mente genera contínuamente líneas de pensamiento que exploran alternativas hasta que encuentran alguna que encaja con un modelo, con una estructura profunda, y que nos lleva a un lugar nuevo, a una solución. El pensamiento divergente ocurre de modo fluido, genera muchas ideas y dibuja conexiones inesperadas en nuestra mente. Es un tipo de pensamiento relacionado con una personalidad inconformista, curiosa, persistente, arriesgada. Aprovecha esta capacidad, y pon a trabajar de forma sincronizada las mentes de tu equipo de trabajo. Será un esfuerzo que, sin duda, generará un gran retorno de la inversión.